ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH W GANSA a.s.

GANSA a.s. informuje o sposobie i zakresie przetwarzania danych osobowych pracowników, osób poszukujących pracy, dostawców, nabywców lub klientów itp. (zwanych dalej „osobami fizycznymi”) oraz o zakresie praw podmiotu danych związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych, które przetwarzane są na podstawie wewnętrznej dyrektywy GANSA a.s. o Zasadach Ochrony Danych Osobowych (zwanych dalej „Zasadami Ochrony Danych Osobowych”).

Zasady te regulują w rozumieniu art. 12 i nast. Rozporządzenie UE nr 2016/679 w sprawie ochrony danych osobowych, ze zmianami (zwane dalej „rozporządzeniem RODO”), zobowiązanie administratora danych do przekazania podmiotowi następujących informacji w celu ochrony danych osobowych uzyskanych z danych podmiotu określonego w art. 13 lub 14 rozporządzenia RODO, w szczególności:

1. Identyfikacja administratora danych

Firma handlowa: GANSA a.s.
z siedzibą w Hasičská 930/53, Ostrava – Hrabůvka 700 30
Numer identyfikacyjny: 27826791
Osoba odpowiedzialna za ochronę danych osobowych: Tomáš Demběc
strona internetowa: www.gansa.eu
(zwane dalej „administratorem danych” lub „GANSA”)

2. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

GANSA gromadzi lub w inny sposób przetwarza, w ramach swojej działalności lub innych działań, następujące dane osobowe osób fizycznych, z którymi GANSA ma kontakt i które można podzielić na następujące kategorie:

a) Adres i dane identyfikacyjne, dane osobowe osób fizycznych

(imię i nazwisko (w tym wszystkie poprzednie nazwiska), stopień, data i miejsce urodzenia, wiek, stały adres, płeć, obywatelstwo, osobisty numer identyfikacyjny, podpis, numery przedłożonych dokumentów tożsamości, prywatny adres e-mail, prywatny numer telefonu)

b) Inny adres i dane identyfikacyjne, dane osobowe osób fizycznych – przedsiębiorców (osób prowadzących działalność na własny rachunek)

(nazwa firmy, adres miejsca prowadzenia działalności, adres rozliczeniowy, jeśli jest inny, numer identyfikacyjny, identyfikator podatkowy (w przypadku osoby fizycznej składa się z osobistego numeru identyfikacyjnego osoby fizycznej dostępnego w rejestrach publicznych)

c) Opisowe dane osobowe osób fizycznych

(wykształcenie, poprzednie zatrudnienie (w celu prawidłowego obliczenia wynagrodzenia), rodzaj otrzymywanego wynagrodzenia (w celu prawidłowego obliczenia miesięcznych zaliczek na podatek zgodnie z przepisami dotyczącymi ubezpieczenia społecznego), towarzystwo ubezpieczeń zdrowotnych (w przypadku ubezpieczenia zdrowotnego), rozmiar odzieży roboczej i obuwia, zdjęcie ( np. do użytku w formacie paszportowym jako dane identyfikacyjne na kartach identyfikacyjnych przy wjeździe)

d) Informacje o innych osobach fizycznych

(dane osobowe członków rodziny (np. liczba dzieci w przypadku pracowników, w zakresie wymaganym przez specjalne przepisy, w szczególności w sferze podatków), prywatny numer telefonu członka rodziny (do wykorzystania jako kontakt z pracownikiem na niezbędne potrzeby pracodawcy lub w potrzebie)

e) Inne dane

(informacje o ukończonej edukacji, kursach i szkoleniach, przebiegu poprzedniej pracy i czynności zawodowych, dokumentacja medyczna związana z ubezpieczeniem zdrowotnym, dokumentacja dotycząca ograniczeń zdrowotnych i badań profilaktycznych, dokumentacja społeczna, w tym dane z systemu bezpieczeństwa materialnego (SHZ), dokumentacja wojskowa (w zakresie wymagań szczególnych przepisów) dane bankowe (np. w celu wypłaty wynagrodzenia lub innych na podstawie uzgodnionej umowy)

f) Wrażliwe dane osobowe osób fizycznych

(stan zdrowia)

3. Cele przetwarzania danych osobowych

GANSA STAVBY jest upoważniona do gromadzenia lub innego przetwarzania wyżej wymienionych danych osobowych jako ich Administrator wyłącznie w określonym celu, przy czym podstawowymi celami przetwarzania danych osobowych w GANSA STAVBY są:
– Zapewnienie dopełnienia poszczególnych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i innych rodzajów działalności, jako że są one przede wszystkim przechowywane w rejestrze handlowym lub na podstawie innych licencji niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej;
– Zapewnienie dopełnienia relacji dostawca-klient na podstawie zawartych umów;
– Zapewnienie zgodności z obowiązkami w kontekście zatrudnienia i innych relacji z pracodawcą;
– Przestrzeganie ustawowych zobowiązań podatkowych oraz innych zobowiązań prawnych;
– Obsługa monitoringu przemysłowego i innych systemów monitorowania na terenie przedsiębiorstwa niezbędnych do ochrony i bezpieczeństwa działania;
– Odzyskiwanie długów i inne metody rozwiązywania sporów.
Zgodnie z art. 6 rozporządzenia RODO administrator danych przetwarza tylko dokładne dane osobowe, które uzyskał zgodnie z obowiązującym prawem, przy czym gromadzi on i przetwarza takie dane osobowe tylko w odpowiednim zakresie i przez określony czas.

 

GANSA jest upoważniona do gromadzenia lub innego przetwarzania wyżej wymienionych danych osobowych jako ich Administrator wyłącznie w określonym celu, przy czym podstawowymi celami przetwarzania danych osobowych w GANSA są:

– Zapewnienie realizacji poszczególnych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i innych rodzajów działalności, ponieważ są one przede wszystkim przechowywane w rejestrze handlowym i handlowym lub na podstawie innych licencji niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej;

– Zapewnienie spełnienia relacji dostawca-klient na podstawie zawartych umów;

– Zapewnienie zgodności z obowiązkami w kontekście zatrudnienia i innych relacji pracodawców;

– Przestrzeganie ustawowych zobowiązań podatkowych i innych zobowiązań prawnych;

– Obsługa telewizji przemysłowej i innych systemów monitorowania na terenie przedsiębiorstwa niezbędnych do ochrony i bezpieczeństwa działania;

– Odzyskiwanie długów i inne metody rozwiązywania sporów.

Zgodnie z art. 6 rozporządzenia RODO administrator danych przetwarza tylko dokładne dane osobowe, które uzyskali zgodnie z obowiązującym prawem, przy czym gromadzą one i przetwarzają takie dane osobowe tylko w odpowiednim zakresie i przez określony czas.

4. Przyczyny prawne przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 6 rozporządzenia RODO, GANSA, jako podmiot gromadzący dane, może przetwarzać dane osobowe osób fizycznych jako podmiotów danych wyłącznie do celów następujących przyczyn prawnych:

(a) za wyraźną zgodą wyrażoną przez podmiot danych GANSA STAVBY jako Administratorem (tj. z powodu uprzednio udzielonej konkretnej i dobrowolnie wyrażonej zgody, przyznanej tylko wtedy, gdy przetwarzanie danych osobowych nie jest uzasadnione innymi prawnymi przyczynami przetwarzania, o których mowa w (b) do (f));

(b) ich przetwarzanie jest konieczne do wykonania umowy zawartej przez GANSA STAVBY lub do wdrożenia środków podjętych przed zawarciem umowy na wniosek podmiotu danych (tj. ze względu na negocjowanie stosunków umowy oraz ich wydajność w celu zapewnienia działania zakładu);

(c) przetwarzanie jest konieczne do wypełnienia obowiązku prawnego, któremu podlega GANSA STAVBY, jako Administrator, (tj. z powodu przepisów rachunkowych i podatkowych, prawa pracy, prawa ubezpieczenia społecznego itp.);

(d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów podmiotu danych;

e) jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania wykonywanego w interesie publicznym lub podczas wykonywania zadań władzy publicznej powierzonej administratorowi;

f) przetwarzanie jest konieczne do celów uzasadnionego interesu GANSA jako Administratora (tj. do ochrony mienia i osób, dochodzenia roszczeń, bezpieczeństwa i higieny pracy itp.).

5. Odbiorcy i przetwarzający dane osobowe

GANSA przetwarza dane osobowe Podmiotów danych wyłącznie w celu prowadzenia swojego zakładu. W ramach GANSA dane osobowe przetwarzane są przede wszystkim przez pracowników uprawnionych do prowadzenia określonej bazy danych do określonych celów pracodawcy.

Administrator danych ma prawo przekazać dane osobowe tylko wtedy, gdy jest do tego zobowiązany zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa.

O ile właściwe prawo nie stanowi inaczej, GANSA może, jako administrator danych osobowych, przekazywać dane osobowe innym administratorom danych tylko wtedy, gdy wyrazi zgodę na takie przekazanie od podmiotu danych.

Ponadto GANSA może wykorzystywać Procesor do przetwarzania danych osobowych w celu przetwarzania danych osobowych, przy czym odpowiedzialność za takie działania umowne reguluje umowa o przetwarzaniu danych osobowych. Ponadto GANSA jako Administrator informuje, że nie przekazuje danych osobowych pracowników za granicą ani nie wykorzystuje ich w celach marketingowych.

6. Prawa i obowiązki podmiotów danych

Podmiot danych jest uprawniony do:

uzyskania dostępu do danych osobowych, tj. podmiot danych ma prawo uzyskać od Administratora danych potwierdzenie, czy dane osobowe, które go dotyczą, są przetwarzane, a jeśli tak, ma on prawo dostępu do tych danych osobowych i informacji na ich temat (art. 15 rozporządzenia RODO);
korekty danych osobowych, tj. podmiot danych jest uprawniony do korekty niedokładnych danych osobowych, które go dotyczą lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, które administrator danych przekaże bez zbędnej zwłoki (art. 16 rozporządzenia RODO);
usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym), tj. podmiot danych jest uprawniony do usunięcia danych osobowych, które go nie dotyczą, i które to dane powinny zostać dokonane przez administratora danych bez zbędnej zwłoki, jeżeli wynika to z jakiegokolwiek powodu z art. 17 rozporządzenia RODO;
ograniczenia przetwarzania, tj. podmiot danych jest uprawniony do ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych w art. 18 rozporządzenia RODO, które musi wprowadzić administrator danych;
Administrator danych ma obowiązek powiadomienia, tj. Administrator danych powiadamia indywidualnych odbiorców, którym ujawniono dane osobowe, o wszelkich poprawkach lub usunięciu danych osobowych lub ograniczeniach przetwarzania, z wyjątkiem przypadków, gdy okaże się to niemożliwe lub wymaga nieproporcjonalnego wysiłku (art. 19 rozporządzenia RODO);
przenośności danych, tj. podmiot danych ma prawo do uzyskiwania odnoszących się do niego danych osobowych, które dostarczył Administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie stosowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, a także prawo do przeniesienia takich danych do innego Administratora jeżeli przetwarzanie odbywa się automatycznie i odbywa się na podstawie zgody, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a), lub na podstawie umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) rozporządzenia RODO (art. 20 rozporządzenia RODO);
wniesienia sprzeciwu, tj. podmiot danych ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych, które go dotyczą zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) rozporządzenia RODO (art. 21 rozporządzenia RODO);
nie podlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, tj. podmiot danych ma prawo nie podlegać żadnej decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, która ma skutki prawne lub ma znaczący na nie wpływ (art. 22 rozporządzenia RODO );
powiadamieniu o przypadkach naruszenia danych osobowych, tj. podmiot danych ma prawo do bezzwłocznego powiadomienia przez administratora danych o naruszeniu danych osobowych, jeżeli naruszenie danych osobowych może spowodować wysokie ryzyko naruszenia praw oraz wolności osób fizycznych (art. 34 rozporządzenia RODO);
złożyć skargę do organu nadzorczego zgodnie z art. 77 rozporządzenia RODO;
prawo do otrzymania informacji o monitorowaniu Podmiotu danych przez GANSA, jako Administratora;
prawo do odszkodowania;
prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie.
W przypadku zmiany jego danych osobowych Podmiot danych jest ponadto zobowiązany do zgłoszenia tej zmiany GANSA, a.s. jako administrator danych.

7. Ograniczenia przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe są przechowywane z Administratorem danych przez niezbędny okres czasu, tj. Okres przewidziany przez prawo lub w trakcie istnienia umowy lub uzasadnionego interesu (np. Przez okres przedawnienia praw określony w przepisach prawa cywilnego) .

Jednocześnie administrator danych oświadcza, że przyjął wewnętrzne zasady archiwizacji i niszczenia dokumentów.

8. Wejście w życie

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych w GANSA wchodzą w życie 25 maja 2018 r.